Structurez vos dossiers de formation avec les pièces obligatoires, le suivi des étapes et la traçabilité complète exigée par Qualiopi et les financeurs.
La gestion administrative des dossiers de formation est un cauchemar quand elle repose sur des dossiers papier ou des arborescences de fichiers. Pièces manquantes, versions obsolètes, étapes non tracées : chaque audit devient une source d'angoisse.
Chaque dossier de formation dispose de sa fiche structurée : formation concernée, stagiaires, organisme financeur, dates, statut et montant. Tout est centralisé et accessible en un clic.
Pour chaque dossier, FORMEXA affiche la liste des pièces requises (convention, programme, émargements, attestation, etc.) et leur statut : reçue, en attente, manquante. Impossible d'oublier un document.
Suivez l'avancement de chaque dossier étape par étape : devis accepté, convention signée, formation réalisée, évaluation envoyée, facturation émise. Chaque étape est datée et tracée.
Chaque action sur un dossier est horodatée : ajout de pièce, changement de statut, envoi de document. Vous disposez d'un journal d'activité complet, prêt pour un audit.
Les checklists et les étapes sont alignées sur les exigences du référentiel Qualiopi. FORMEXA vous alerte si un dossier n'est pas conforme et vous guide pour le compléter.
Chaque dossier est complet, tracé et conforme. Vous abordez vos audits Qualiopi avec confiance, sans course de dernière minute.
Plus besoin de fouiller dans les emails ou les dossiers partagés. Chaque pièce est rattachée à son dossier, chaque étape est visible en un coup d'oeil.
Les checklists automatiques et les alertes de pièces manquantes éliminent les oublis. Vos dossiers sont complets avant même que le financeur ne les demande.
Tableau de bord dédié aux dossiers en cours : combien sont complets, combien ont des pièces manquantes, combien sont en attente de financement.
Chaque collaborateur sait exactement ce qui lui reste à faire sur chaque dossier. Les responsabilités sont claires et les délais respectés.
Un client demande une prise en charge OPCO. Vous créez le dossier dans FORMEXA, la checklist affiche les pièces requises. Au fur et à mesure que vous les recevez, vous les rattachez au dossier. FORMEXA vous alerte s'il manque une pièce avant la date limite.
L'auditeur arrive dans 3 semaines. En un clic, vous filtrez tous les dossiers de la période concernée et vérifiez que chaque checklist est complète. Les dossiers non conformes sont identifiés instantanément et vous avez le temps de les compléter.
Votre organisme opère sur 3 sites. Chaque responsable de site gère ses dossiers dans FORMEXA. Le directeur a une vision consolidée de tous les dossiers, avec des filtres par site, statut et période.
Découvrez comment FORMEXA structure chaque dossier de formation pour vous et simplifie votre conformité Qualiopi.
